Proyecto Cultural. Tengo una idea brillante ¿Por dónde inicio?

Decidiste llevar a cabo un proyecto cultural con unos colegas. Tu idea es novedosa y ha sido bien aceptada por todos aquellos con los que la has compartido. Ha llegado el momento de la verdad. Te  encuentras frente a la hoja en blanco en tu computadora y aunque sabes lo que deseas, la mente te traiciona, no logras iniciar. ¿Qué hacer? Recurres a un buscador para ver referencias y zas! gracias a internet nos encontramos.  Déjame decirte que tengo buenas noticias para ti. Al igual que tú alguna vez inicié desde cero un proyecto cultural. Igual que tú he buscado y busco referencias en línea para mejorar mis competencias y habilidades. Pero dejemos las introducciones y vamos al tema.

En todo proyecto sea cultural o no, es necesario desarrollar el planteamiento. Decir en pocas líneas de que se trata. Explicar su beneficio, su razón de ser, su naturaleza, dirección, objetivos y la inversión que requiere. En esta fase te será útil anotar de forma ordenada tus ideas. Estás en los inicios del ANTEPROYECTO es decir el documento que te permitirá establecer la ruta de gestión del proyecto. Para trabajar secuencialmente te propongo lo siguiente:

ANTEPROYECTO: 

1. ORGANIZACIÓN DE IDEAS:  Anota las ideas que tienes, una vez lo has hecho pon en orden las ideas que tienes (siempre es útil si imaginas la forma en que se llevará a cabo tu proyecto). Luego revisa y organiza las ideas por áreas. Por ejemplo: Logística (aquí incluyes todo lo que consideres tiene que ver con ese rubro), así harás con el calendario, el presupuesto, mercadeo, divulgación o comunicaciones, recursos humanos, entre otros. Al concluir tendrás un listado organizado por temas y en secuencia. Para una mejor visualización puedes colocarlos en columnas en orden consecutivo de proceso (Ejemplo: 1ero. Planificación, luego diseño, etc.) Estás desarrollando el MARCO LÓGICO DEL PROYECTO.
2. PROPUESTA DE PROYECTO: Una herramienta muy útil para trabajar que te permitirá ver con claridad y explicar a otros de que se trata el proyecto. Ya lo has logrado pero aún te hace falta idear como convencerás a otros para que te apoyen en su realización. A esta presentación breve y concisa (discurso con elementos claves y visuales) del lo que procura o soluciona tu proyecto en negocios se le llama ELEVATOR PITCH (En menos de 2 minutos debes ser capaz de vender el proyecto con tu discurso)

EL PROYECTO CULTURAL

1. PROJECT CHARTER:  Según el PMI es el acta de constitución del proyecto y lo emite el patrocinador para autorizar de manera formal la existencia y la autoridad al gerente del proyecto para iniciar para proceder. Probablemente este documento te parezca innecesario pero al utilizarlo no perderás el orden, establecerás la formalidad que un proyecto profesionalmente gestionado requiere. Plantilla de Project Charter
2. DISEÑO y PLANIFICACIÓN:  Aquí defines todo lo que debe incluir tu proyecto, cómo será, cómo se verá, qué requieres, para cuando lo requieres, investigas, describes, valoras opciones, etc. Esta fase toma tiempo y es crucial un diseño ineficiente, poco detallado y una planificación superficial pueden acarrear problemas al momento de llevar a la realidad tu idea.
3. IMPLEMENTACION Y CONTROL: En esta fase llevas las ideas a realidad, construyes, produces elementos, preparas materiales, que serán necesarios al momento que el proyecto se lleve a cabo. Ajustas de ser necesario lo que no está funcionando como esperas.
4. DIFUSIÓN y PROMOCIÓN: Esta fase es realmente importante tu estrategia de comunicación y promoción de marketing cultural te permitirá llegar a tu audiencia y reclutar seguidores, vender entradas, asegurar asistencia, etc.
5. EJECUCIÓN: En esta fase el proyecto produce un producto o servicio  cultural que se enfrenta al público a su audiencia. Se lleva a cabo el festival, el congreso, la muestra, el producto final por el que has trabajado.
6. EVALUACIÓN Y REGISTRO:  Al concluir la ejecución o durante ella es necesario registrar resultados, comparar con los objetivos y realizar una reunión de evaluación y cierre del proyecto. Es saludable desarrollar una memoria del proyecto para fines de consulta y como entrada de consulta para proyectos futuros.

Todos los proyectos según las buenas prácticas de PMI (Project Management Institute) requieren utilizar el marco lógico de los procesos que los aglutinan.

Los procesos básicos de la gestión de proyectos se encuentran presentes durante el ciclo de vida del proyecto ( es decir toda su duración desde su inicio hasta que concluye)

• Procesos  de Inicio
• Procesos de Planificación
• Procesos de Ejecución
• Procesos de Control
• Procesos de Cierre

Con una estructura y un marco lógico, organización y seguimiento podrás desarrollar tu proyecto de manera organizada y profesional. Esto es necesario porque debemos romper con el paradigma de la improvisación y no planificación que le atribuyen a los temas artísticos, culturales, de ocio y recreación. Tu proyecto será tan profesional y organizado como cualquier otro proyecto de disciplinas y ciencias exactas.

Seguimos compartiendo ideas,

Irasema Rivas-González

Project Manager

Mercadeo Cultural

Economía Naranja/Industrias Creativas